• SkyLink使いこなしテクニック

    SkyLinkを有効に活用いただくための設定方法や便利な小技をご紹介します。


    【業務効率を上げるヒント】


    入力を間違わない、それだけで業務効率はアップします
    (検索条件の指定を効率化するコマンド作成テクニック)

    ●検索条件を指定する時に、条件の値を直接指定するのでなく一覧から選択したい

    データベースを検索する時に条件となる値を毎回手で入力していませんか?
    例えば「商品名」を検索の値にしたいのに、正確な名前を入力間違いしてしまって検索に失敗してしまったということはありませんか?
    「商品名」を一覧から選択できればそんな間違いをすることも無くなります。

    1. 実登録データの検索値にしたい項目を「重複なし」でリスト用コマンドにする

    商品名リスト

    2. 検索したいデータテーブルを指定して、条件を可変にして作成する

    検索条件

    3. 検索条件フォームを作成する


    4. 検索条件項目の形式をリストボックスかコンボボックスにする

    検索条件フォーム

    5. プロパティの「選択」タブにリスト用コマンドを指定する

    コマンド指定

    6. フォームを登録する


    7. 実行確認

    検索実行

    動画で確認できます


    一度に複数の検索値を設定することで、効率アップになります (中級)
    (リストを使った検索条件の設定方法)

    ●検索したい値を何回も設定するのは大変です。もっと簡単に指定してみましょう。

    例えば、「商談データ」には「担当営業社員」が設定されています。
    登録された「商談データ」から特定の「担当営業社員」が設定されているものを抽出したいと思います。
    「商談データ」の「担当営業社員」を検索条件として対象の社員を指定します。
    この時、対象の社員を複数人として検索したい場合、検索条件にその人数分だけの条件値を順番に追加していきます。この時、対象の数が8人(個)以上の指定をする為の方法は、【検索コマンド作成の裏ワザ】「1度にいくつもの結果を得られるから、時間は無駄になりません。条件指定は、こうして増やせます(初級)」でご紹介しています。

    しかし、これらの方法では対象社員が増える分だけ、検索条件の追加を繰り返す必要があります。同じような操作を繰り返すことになりますので、ちょっと面倒に思うかもしれません。
    そこで対象社員を横に並べてカンマで区切ったリストにしておきます。そのリストを"IN検索"の値として設定します。これで一括で設定でき手間が省けます。
    リストの中に並べられた値は、それぞれを個別の"OR条件"で追加したのと同じ役割を持ちます。

    1. 検索方法にINを選択する

    IN指定

    2. 検索する値を指定する

    IN検索値指定

    3. カンマ(,)を使って検索値を並べて設定する


    4. 検索値が文字列の場合にはシングルクォーテーション(')で囲みます

    値の設定方法

    5. 実行確認

    検索実行結果

    設定値を入力間違えてしまっては検索できませんので注意してください。
    設定値を、メモ帳などで先に纏めて作っておきコピーすると簡単に指定できます。

    メモ帳事前作成

    動画で確認できます



    【検索コマンド作成の裏ワザ】


    1度にいくつもの結果を得られるから、時間は無駄になりません。条件指定は、こうして増やせます(初級)
    (条件指定を増やしたい時に役立つ裏ワザテクニック)

    ●検索条件に指定する数が多くて指定できない、もっと沢山の指定が必要

    例えばここに営業マンが登録した「受注データ」や「商談データ」があります。このデータには担当した社員が設定してあります。社員を条件値として検索を行いたいのですがSkyLinkでは1つの項目に指定できる条件の値は一度に8個分だけです。
    もっと多くの条件値を指定したいと思ったことはありませんか?

    1. 「商談テーブル」の「社員名」項目に条件値を追加する


    2. 条件値を増やし「または」を選択して8個まで指定する

    8個の条件

    3. 「社員名」の右横に、もう1つ「社員名」を追加配置する


    4. 2つ目の「社員名」の「設定ダイアログ」で「または」を選択する

    OR設定

    5. 引き続き2つ目の「社員名」に条件値を「または」で追加していく

    追加条件

    6. 実行確認


    動画で確認できます


    コマンドを組み合わせて使うと、一層便利に使えます(上級)
    (複数のコマンドを組み合わせて作業効率アップ。副問合せの使い方)

    ●出力項目は毎回決まっていても検索のたびに条件を変えたい場合、同じようなコマンドをつくるのは面倒です。

    「商談データ」を "担当社員" で検索する方法として使いこなしテクニックNo.3では、検索対象に "社員" を必要分だけ並べて指定していました。
    一般的にデータベースの構成は、社員のデータは別のテーブルに格納されていることが多いと思います。
    「商談データ」には "社員番号" だけが格納されます。
    今回のデータは、「商談データ」「社員データ」「部門データ」に分かれて保存されています。
    メルマガ04テーブル構成

    "ある部門の担当社員の「商談データ」" を検索したいとします。
    テーブルを結合し、検索条件に "部門名" を指定することでデータは抽出できます。次に、出力する項目は同じで "役職を指定してを検索" したいと考えたとします。
    "新しいコマンド" で検索条件を変更すれば可能です。

    データ検索には「副問合せ」という方法があります。
    これを用いることで複雑なコマンドを毎回作る必要はなくなり、手間を減らすことができます。

    「副問合せ」とは、2つのコマンドのうち一方の検索結果を、もう一方の条件値に指定するというものです。
    上の検索を実現するには、以下の3つのコマンドを使えばできます。
    ・"部門"を検索条件として "社員番号" を抽出するコマンド
    ・"役職" を検索条件として "社員番号" を抽出するコマンド
    ・"社員番号" を条件値として出力する項目を指定するコマンド
    これまでの方法に比べコマンド数は多くなっていますが、抽出する項目が決まっている場合では、この方法が効率的な場合もあります。

    1. 「商談」の検索出力コマンド(A)を作る

    商談コマンド

    2. 「社員」と「部門」を関係付けて「部門名」を検索条件としたコマンド(B)を作る

    部門検索

    3.「商談」コマンド(A)の「社員番号」に条件を指定する


    4. 「条件式」に「IN」と「副問合せ」を選択、値にコマンド(B)を指定する

    副問合せ設定

    5. 検索結果を確認する

    商談部門検索結果

    6. 新しいコマンドとして「社員」の「役職」を条件を作成する(C)

    役職検索

    7. 「商談」コマンド(A)の副問合せの値をコマンド(C)に変更する

    副問合せ再設定

    8. 検索結果を確認する

    商談役職検索

    副問合せを使うと、出力先にExcel編集した帳票を指定した場合など出力専用部分を変更する必要がなくなりますのでコマンドを再作成の手間を省けます。
    また、"出力用コマンド"と"条件指定コマンド"を担当を分けて別々に作り取り込むんで組み合わせて使用することで効率的な作成となります。


    動画で確認できます



    【Excel出力の際に役立つポイント】


    検索結果を簡単にExcelに出力。フォーム編集で効率アップ
    (検索結果をExcel出力。レポート作成を手間なく実現)

    ●検索は簡単にできた。でも毎回印刷までに時間がかかってしまう。

    SkyLinkで検索したデータの確認には、SkyLinkの結果一覧画面を使用します。
    例えば1か月分の「商談データ」を検索して、その結果を印刷して会議の資料に使いたいと考えたとします。


    SkyLinkでは、出力先の変更を行っておくことで、検索結果を画面に表示するのではなく、直接Excelに書き出すことができます。この機能は基本操作ですので、既に利用されている方もいるかと思います。
    ですが、「Excelフォーム編集」機能までは使ったことが無いという人も多いのではないでしょうか。


    「Excelフォーム編集」とは、出力するExcelの表示形式を事前に編集しておける機能です。印刷する時、出力結果が横長になり過ぎ調整が大変だったということはありませんか?
    「Excelフォーム編集」では、結果データの1レコードのデータを1行に出力するのではなく、1レコードのデータを複数行に跨って指定の位置に出力することができます。


    表示する文字の大きさを変えたり、色を指定することも可能です。あらかじめ調整しておけば、そのまま印刷も行えますので会議資料として印刷する時でも、毎回面倒な設定をする必要がなく作業時間は減らせます。


    1. 「商談」「社員」を関係付けて必要な項目を出力するコマンドを作る

    テーブル配置

    2. 「社員名」を最初にして(その他も)ソートを設定する

    ソート昇順

    3.Excelフォーム編集を起動する(「雛形を作成する」のチェックを外す)

    Excelフォーム編集アイコン
    フォーム作成

    4. 詳細表示欄を3行分表示に広げる


    5. 出力データを3行分の位置に配置する

    フォーム整形

    6. 「社員名」のプロパティで「同一データは表示しない」を指定する

    同一データ時

    7. フォームのプロパティで、標準罫線を指定する

    罫線設定

    8. 編集から戻り、「出力先詳細」でExcel出力に切り替える


    9.「フォームを使用する」にチェックを付けて、作成したフォームを選択する

    出力先詳細設定

    10.検索実行する

    結果Excel出力

    その他にもデータ毎に罫線を出力したりExcel出力後に印刷まで実行することも可能です。


    動画で確認できます



    【BI活用】


    SkyLinkだけでもデータの分析は行えます。Excel出力でクロス集計(ピボット分析)
    (SkyLink + Excelでデータ分析!クロス集計で簡易BI)

    ●データを検索したら今度は分析!BIツールが無くてもここまで出来ます。

    SkyLinkは、出力先をExcelにすることで簡単にデータ分析を行わせることができます。Excelの操作方法や難しいプログラム関数を覚える必要はありません。
    SkyLinkから簡単にドラッグしていくだけでクロス集計(ピボットテーブル)を行わせることができます。


    せっかく条件を付けて検索したデータを、さらに有効に使いたいと考えます。検索データは、一覧リストとして画面で見るだけでなく出力して確認することも多いのではないでしょうか。
    さらには、出力したデータを一覧表にしたり集計をとったりするだけではなく分析処理にも使いたいと考えたことはないでしょうか。
    SkyLinkからExcelへ出力して、Excelのクロス集計を行わせることで簡単にデータ分析を実現できます。


    1. 分析を行う為に「商談」データを使用する


    2. クロス集計に使う「商品区分」「商品名」「受注日」「金額」を指定する

    商談データ

    3.「受注日」項目を2つ使い「年」「月」用として変換指定する

    受注日
    日付関数

    4. 「年」に検索条件を指定する

    受注日条件指定

    5. Excelフォーム編集のデフォルト画面に切り替える


    6. 「マクロの指定」メニューを選択する


    7. 「ピボットテーブル」を選択する

    マクロ指定

    8. 「行フィールド」に「商品区分」「商品名」、「列フィールド」に「年」「月」を設定する


    9.「データフィールド」に「金額」を指定する


    10.「ピボットグラフ」にチェックを付ける

    ピボットテーブル設定

    11.「ピボットテーブルの作成」を終了し、「マクロの呼び出し」も終了する


    12.ホームに戻り編集シートを登録する


    13.「出力先詳細」で「アプリケーション」を選択し、「出力先アプリケーション」にExcelを指定する


    14.「フォームを使用する」のチェックを付け、登録したシートフォームを選択する

    出力先設定

    15.「出力先の詳細」を終了する


    16.検索を実行する

    ピボットテーブル実行結果
    ピボットテーブルグラフ結果

    SkyLinkで検索したデータはCSV形式のデータとして出力できます。出力したデータは"BIツール"などでも活用することができます。


    動画で確認できます

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